Salah
satu di antaranya adalah pembuatan laporan berkala. Laporan berkala merupakan
alat komunikasi resmi untuk menyatakan menyampaikan segala sesuatu yang
berhubungan dengan penyelengaraan proyek. Tujuan dari pembuatan laporan berkala
adalah membantu semua pihak dalam upaya memantau dan mengendalikan secara terus
menerus dan berkesinambungan atas berbagai aspek penyelenggaraan proyek sampai
dengan saat pelaporan. Laporan berkala dibuat oleh kontraktor, disetujui oleh
konsultan pengawas atau MK. Laporan berkala dipakai pihak kontraktor sebagai
bahan utama dalam rapat intern kontraktor maupun rapat koordinasi dengan semua
pihak yang terlibat dalam proyek.
A. BUKU HARIAN
Penyedia jasa wajib membuat buku harian sebagai bahan laporan harian pekerjaan berupa rencana dan realisasi pekerjaan.
Format buku harian :- Gunakan buku yang dijilid- Halaman diberi nomor dengan tinta secara berurutan dan tidak ada nomor yang dilewati- Sebaiknya tidak ada kata, huruf atau tanda yang dihapus. Bila terjadi kesalahan lebih baik dibuat tanda silang pada data yang salah dan tuliskan data yang benar di sebelahnya.- Tidak ada halaman yang disobek dari buku tersebut, jika ada halaman yang kosong, diberi tanda silang dan diberi tulisan “kosong”.- Setiap hari sebaiknya dilaporkan, setiap tanggal kalender sebaiknya dijelaskan.
Isi buku harian proyek :- Catatan telepon masuk dan keluar, garis besar pembicaraan, setiap pernyataan atau janji yang dibuat, tuliskan siapa pihak yang dihubungi.- Catatan tentang setiap pekerjaan atau material di tempat yang tidak sesuai dengan gambar atau spesifikasi, beserta tindakan yang diambil.- Catatan tentang waktu dan nama orang yang menerima perintah lapangan, dan jenis dari isi perintah lapangan tersebut.- Catatan mengenai kondisi tidak terduga yang diamati pengawas yang dapat menyebabkan keterlambatan proyek.- Mencatat isi dari seluruh percakapan riil yang berhubungan dengan pekerjaan yang terjadi di lapangan, seperti setiap tukar tambah rencana atau perjanjian yang dibuat setiap pihak.- Catatan mengenai seluruh kesalahan pekerjaan yang dibuat setiap pihak di lapangan. Membuat perincian dan menunjukkan akibat yang berhubungan.- Menunjukkan nama pekerjaan pada setiap kepala halaman.- Menandatangani setiap data catatan harian yang dibuat dan menunjukkan judul pekerjaan segera di bawah baris terakhir dari data masuk, sehingga akan menghalangi tuntutan dimana ada kata tambahan yang kemudian dituliskan.
B. LAPORAN MINGGUAN DAN LAPORAN BULANAN
Isi laporan bulanan :- Kemajuan pelaksanaan pekerjaan fisik dibandingkan dengan jadual induk- Kendala-kendala yang dihadapi- Pembahasan dan usulan yang diajukandilengkapi grafik, tabel, dan data visual berupa foto-fotoLaporan Kemajuan menyajikan informasi tentang bagaimana sumber daya dipakai untuk mencapai sasaran proyek, pelaporan status (menggambarkan dimana proyek itu sekarang berdiri) dan pelaporan kinerja (menguraikan apa yang diselesaikan proyek).
A. BUKU HARIAN
Penyedia jasa wajib membuat buku harian sebagai bahan laporan harian pekerjaan berupa rencana dan realisasi pekerjaan.
Format buku harian :- Gunakan buku yang dijilid- Halaman diberi nomor dengan tinta secara berurutan dan tidak ada nomor yang dilewati- Sebaiknya tidak ada kata, huruf atau tanda yang dihapus. Bila terjadi kesalahan lebih baik dibuat tanda silang pada data yang salah dan tuliskan data yang benar di sebelahnya.- Tidak ada halaman yang disobek dari buku tersebut, jika ada halaman yang kosong, diberi tanda silang dan diberi tulisan “kosong”.- Setiap hari sebaiknya dilaporkan, setiap tanggal kalender sebaiknya dijelaskan.
Isi buku harian proyek :- Catatan telepon masuk dan keluar, garis besar pembicaraan, setiap pernyataan atau janji yang dibuat, tuliskan siapa pihak yang dihubungi.- Catatan tentang setiap pekerjaan atau material di tempat yang tidak sesuai dengan gambar atau spesifikasi, beserta tindakan yang diambil.- Catatan tentang waktu dan nama orang yang menerima perintah lapangan, dan jenis dari isi perintah lapangan tersebut.- Catatan mengenai kondisi tidak terduga yang diamati pengawas yang dapat menyebabkan keterlambatan proyek.- Mencatat isi dari seluruh percakapan riil yang berhubungan dengan pekerjaan yang terjadi di lapangan, seperti setiap tukar tambah rencana atau perjanjian yang dibuat setiap pihak.- Catatan mengenai seluruh kesalahan pekerjaan yang dibuat setiap pihak di lapangan. Membuat perincian dan menunjukkan akibat yang berhubungan.- Menunjukkan nama pekerjaan pada setiap kepala halaman.- Menandatangani setiap data catatan harian yang dibuat dan menunjukkan judul pekerjaan segera di bawah baris terakhir dari data masuk, sehingga akan menghalangi tuntutan dimana ada kata tambahan yang kemudian dituliskan.
B. LAPORAN MINGGUAN DAN LAPORAN BULANAN
Laporan Mingguan merupakan rangkuman laporan harian dan berisi
kemajuan fisik pekerjaan dalam periode satu minggu beserta hal hal yang perlu
disampaikan. Laporan bulanan merupakan rangkuman laporan mingguan dalam periode
satu bulan, yaitu berisi kumpulan dari laporan harian dan mingguan yang dijilid
dalam satu periode bulanan yang bersangkutan
Isi laporan bulanan :- Kemajuan pelaksanaan pekerjaan fisik dibandingkan dengan jadual induk- Kendala-kendala yang dihadapi- Pembahasan dan usulan yang diajukandilengkapi grafik, tabel, dan data visual berupa foto-fotoLaporan Kemajuan menyajikan informasi tentang bagaimana sumber daya dipakai untuk mencapai sasaran proyek, pelaporan status (menggambarkan dimana proyek itu sekarang berdiri) dan pelaporan kinerja (menguraikan apa yang diselesaikan proyek).
